当一个 员工福利计划 实现, 计划发起者(或雇主)沟通受影响部门的角色和职责是很重要的, 通常人力资源, 工资和会计. 作为入职培训过程的一部分，人力资源部门向员工传达有关福利计划的信息, 同时监控资格和注册情况. 工资单的任务是确保员工的工资反映出适当的扣除，如选择性延期和贷款支付. 然后，会计确保对该计划或该计划的现金支付得到适当的解释. 作为一个结果, 这些部门建立角色和职责对计划的运行是至关重要的. 本文提供了一个框架，在开发有效的内部控制以适当维护员工福利计划时可以考虑.
维持免税地位
赞助员工福利计划的一个主要好处是，大部分的捐款都是递延给员工的税款，或者是给雇主的税收减免. 因此，保持一个计划的免税状态对这两个群体来说都是至关重要的. 免税状态是通过按照计划文件操作计划来保持的. 任何读过计划文件的人都可以证明，这些文件并不容易阅读. 一份计划文件不断地引用《OG真人》的具体章节, 管理福利计划的规章制度. 由于计划是根据雇主的需要量身定制的，因此会进行具体的选举. 每次选举都可能有许多执行陷阱, 危及员工福利计划的免税地位.
例如，计划通常会选择最低年龄的资格和最低服务要求. 对雇员的这两种选举的不当实施, 如果及时矫正, 会危及这项计划的免税地位吗.
有四种类型的失败会危及计划的免税状态:1)计划文件失败, 2)操作失败, 3)人口失败, 4)雇主资格不合格. 本文的重点是操作失败，因为它们是计划发起人遇到的最常见的失败.
内部控制 & 操作失败
操作失败简单地说，就是没有遵循计划规定. 当计划发起人错误地解释了计划条款时，就会发生操作故障, 实现与计划规定相矛盾或没有考虑业务操作中变更对计划的影响的流程. 纠正操作失误在财务和人力资源方面都是代价高昂的努力.
Designing internal controls is an important process that all business entities should undertake; 员工福利计划s are no different. 通过建立有效的内部控制来预防和发现问题，可以为计划发起人提供合理的保证，确保员工福利计划的目标得以实现, 并且避免了操作故障.
内部控制, 由领导, 是否设计了一种程序来保证与运营相关的目标的实现, 报告和合规. 特雷德韦委员会主办组织委员会最近发布了关于内部控制的最新指导方针. 内部控制-综合框架 COSO aligns seventeen principles with five integrated components; 1) Control Environment, 2)风险评估, 3)控制活动, 4)信息沟通和5)监控活动. 查看的执行摘要 内部控制-综合框架 按照这个链接 COSO执行概要.
操作失败:合格
与合格性相关的操作失败源于对计划条款的误解或未能实施. 例如, 考虑一个具有以下特点的计划:1)员工在服务一年后才有资格参加，并完成1,000小时, 2)资格计算期为自入职日起至入职周年日止的期间, 3)计划有两个入职日期1月1日 & 7月1日.
| 参与者1 | 参与者2 | |
|---|---|---|
| 就业日期 | 3月1日20 x1 | 8月1日20 x1 |
| 周年日 | 3月1日20 x2 | 8月1日,20 x2 |
| 工作时间 | 999 | 1,001 |
| 计划入境日期 | 不合格的 | 1月1日20 x3 |
参与者1 没有资格进入计划，因为在周年日还没有达到1000小时.
参与者2 自20X2年8月1日起有资格进入计划. 下一个计划进入日期, 取得资格后, is 1月1日20 x3, 因此，参与人在该时间开始参与.
控制注意事项:
- 保荐人应确保计时系统的设置，以获取测量资格所需的数据(工作时间).
- 保荐人应根据雇佣日期，而不是计划年，生成一份员工工时报告.
- 工作时间报告应该每月或每季度审查一次
- 每年12月和6月, 合资格的雇员会被通知他们的资格和待决的入职日期. 然后将完成注册表格.
操作失败:补偿
与补偿相关的操作故障通常是由于对计划中合格补偿的定义的误解造成的. 每个计划都明确定义了合格的薪酬，包括或不包括奖金等项目, 附加福利, 加班, 等. 例如, 考虑一个酒店行业公司的计划，该公司选择“W-2工资”作为合格的计划补偿. 在酒店行业, 员工得到的补偿有很多种, 像带薪, 每小时, 提示, 佣金, 等.
| 参与者1 | 参与者2 | |
|---|---|---|
| 固定的工资 | 5,460 | 5,460 |
| 加班工资 | 2,340 | 2,340 |
| 佣金 | 12,500 | |
| 接待技巧 | 12,500 | |
| 计划的补偿 | 20,300 | 20,300 |
| 选择性延期% | 10% | 10% |
| 选择性延期 | 2,030 | 780 |
W-2工资包括OG真人示例中列出的所有薪酬类型, 但是工资表出了问题, 而且，在计算选择性延期付款时并不包括佣金的薪酬代码. 正如上文所述, 参与者1正确地得到了2美元,其中030人从他的薪水中扣除，而参与者2错过了延迟支付1美元的机会,250 ($12,500 * 10%). 对于这种类型的操作失败的纠正是赞助商贡献50%的错过的延迟机会(625美元= 1美元,250 * 50%)及任何雇主相应供款的100%, 加上收入损失.
控制注意事项
- 检讨现行薪酬守则，以确保所有受W-2报税限制的工资均被设定为选择性扣缴递延供款.
- 管理审查新的薪酬标准，当添加.
操作失败:困难分配
在适当的分配完成后，可能会发生与艰苦分配有关的操作故障. 在IRC规定, 在收到困难提款后的六个月内，参与者将不能向该计划缴款. 考虑这个例子，在这个例子中，赞助者适当地批准了参与者X的困难分配.
参与者X | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 日期 | 计划的补偿 | 延期% | 合格的延期货 | 不能延期 | |
| 困难的分布 | 6/30/20X1 | ||||
| 暂停6个月 | 7/1/20X1 – 12/31/20X1 | ||||
| 计划的补偿 | 1/1 – 6/30/20X1 | 25,000 | 10% | 2,500 | |
| 计划的补偿 | 7/1 -12/31/20X1 | 25,000 | 10% | 2,500 | |
在这个例子中，业务上的失败是在收到艰苦条件分配后，未能在六个月期间暂停延期. 修正是对不符合条件的延迟做出应税分配给参与者，与不符合条件的延迟相关的任何匹配贡献将被没收.
控制注意事项
- 核准领取困难津贴的个人应与工资部联系，以确保选择性延期支付暂停六个月.
- 针对被停职人员的内部跟踪系统
- 管理层每月进行审核，以确保在六个月的暂停期后恢复提货.
回顾
计划发起人必须认真审查计划文件，确保所有计划规定得到执行，并监督计划的符合性. 在组织中实施适当的过程和控制活动可以将错误(不遵从)的风险降低到可接受的水平. 控制活动应该至少每年进行一次审查，并且在重大过程变更发生时进行审查. 高层领导进行的监控活动应更频繁地进行，以确保控制活动的运行有效性.
实施内部控制以防止操作故障可能会耗费时间, 然而，修正可能代价高昂, 在财政和工作人员资源方面. 而纠正孤立的事件可能是一个简单的努力, 国税局有一些具体的方法 & DOL规定这些更正. 有关的更多信息，请单击这些链接 员工计划合规解决系统 (EPCRS)和 自愿受托更正计划 (VFCP).
